Näin tehostat kansainvälisen tiimin toimintaa viestinnällä

  • Jaa Facebookissa
  • Jaa Twitterissä
  • Jaa LinkedInissä

Kun yritys kasvaa ja kansainvälistyy, sen tiimit työskentelevät yli rajojen. Miten eri taustoista ja kulttuureista tulevat ihmiset saadaan pelaamaan saman maaliin, vaikka yhteyttä pidetään ehkä vain virtuaalisesti? Lindsay Uittenbogaard tietää.

Oletetaan, että ohjelmistoalan yritystä johdetaan Suomesta, koodariporukka työskentelee Intiassa ja myyntiorganisaatio on levittäytynyt ympäri Euroopan. Heidän tulisi tehdä saumatonta yhteistyötä täyttääkseen asiakkaiden vaatimukset. Voiko se ylipäätään onnistua, kun kaikki palaverit pidetään videopuheluina?

Hollantilainen viestintä- ja HR-ammattilainen Lindsay Uittenbogaard uskoo, että tiimien tehokkuus on ennen kaikkea viestinnällinen kysymys.

”Yksilöt eivät saa aikaan suuria tuloksia, tiimit saavat. Mutta se, että ihmiset luonnostaan näkevät asiat eri tavalla, asettuu erityisesti monimutkaisissa työympäristöissä helposti strategian implementoinnin esteeksi.  Väärinymmärrykset, oletukset, tulkinnat, tietokatkokset, ennakkoluulot: huonolla johtamisella nämä voivat johtaa päätösten ja toimien ristiriitaan, huonoon suorituskykyyn, turhautumiseen sekä tuhlattuun aikaan ja rahaan. Liian usein tiimit jäävät vellomaan epätietoisuuden tilaan. Johto ei välttämättä huomaa tätä eikä osaa ottaa tarvittavaa taka-askelta nähdäkseen nykytilanteen yhteisenä kokemuksena.”

Tiimin ”samalle sivulle saattaminen” perustuu sosiaalitieteiden termiin ”sosiaalinen yhdenmukaistaminen”, ja se koostuu kolmesta osasta:

  • Jaettu ymmärrys: yksilöillä on kollektiivinen ymmärrys jaetusta kontekstistaan.
  • Sosiaalinen osallistuminen: yksilöt vuorovaikuttavat tehokkaasti keskenään.
  • Henkilökohtainen relevanssi: yksilön ja tiimin pyrkimykset linkittyvät toisiinsa.

Kaikkien tulisi liikkua samaan suuntaan

Ratkaisun avain on selkeä yhteinen kuva tilanteesta ja tavoitteesta. Tilannekuvan yhtenäistäminen on tärkeää myös esimerkiksi omistajanvaihdosten yhteydessä, strategian muuttuessa ja yrityksen valmistautuessa voimakkaaseen kasvuun. Kun halutaan ottaa iso loikka, tulee varmistaa, että kaikki ponnistavat samaan suuntaan.

Vuorovaikutus pääsee yrityksen laajenemisen ja muiden muutosten keskellä kuitenkin helposti unohtumaan, jolloin ihmiset jäävät kuin sumuun arvailemaan, mitä heiltä halutaan. Nämä itsenäisesti luodut todellisuudet sopivat harvoin yhteen yritysstrategian implementoinnin kanssa, mikä johtaa alisuorittamiseen, hahmottamattomiin turhautumiseen ja ylimääräisiin kuluihin.

Uittenbogaard työskenteli itse aikanaan yrityksessä, jossa kerrottiin yhtiön uuden strategisen suunnan olevan ”Go Digital”.

”Kukaan ei oikein tiennyt, mitä se tarkoitti. Monet vetivät sanoista omia johtopäätöksiään ja yrittivät toimia päätelmänsä pohjalta. Harva uskalsi kysyä lisätietoja, koska pelkäsi leimautumista tyhmäksi. Sen sijaan väki kerääntyi epävirallisiin ryhmiin, jotka loivat omia versioitaan todellisuudesta. Juuri niin aivomme toimivat epävarmuuden keskellä”, sanoo Uittenbogaard.

”Työntekijöille suunnatussa viestinnässä osataan yleensä hyvin raamittaa tiimien tavoitteet: mikä on tehtävänanto, mitkä ovat suorituskyvyn indikaattorit. Mutta kyse on silti enemmän tai vähemmän käskemisestä. Etkä voi käskeä ihmisiä olemaan samalla sivulla – heidän on oivallettava se itse. Organisaatioista puuttuu usein riittävä psykologinen turvallisuus, joka mahdollistaa oman roolin suhteuttamisen annettuihin raameihin”, hän jatkaa.

Kolme askelta yhteiseen tilannekuvaan

Johtaja voi Uittenbogaardin mukaan edistää tiimin yhteisen tilannekuvan kehittymistä keskittymällä kolmeen asiaan.

Ensinnäkin kaikille tiimin jäsenille tulee antaa tilaisuus ymmärtää, mitä tehdään ja miksi. Muutokset pitää perustella niin, että niissä on järkeä. Tiimiläisiltä tulee kysyä, miten he ymmärtävät asian ja heidän pitää saada mahdollisuus tehdä kysymyksiä.

Toiseksi tiiminvetäjien tulee kuunnella huolellisesti tiimiläisiä havaitakseen, missä eri todellisuuksien rajat kulkevat. Kuuntelemalla käy ilmi, mikä tiimille on selvää ja mikä ei ja mitä lisätietoa se tarvitsee.

Kolmanneksi tiiminvetäjät voivat käyttää tiimiltä saamaansa palautetta vielä laajemman yhteisymmärryksen saavuttamiseksi yrityksen sisällä sekä tilanteen mukaan yhteistyökumppaneiden kanssa. Yhteenveto siitä, miten viestit ymmärrettiin ja mikä jäi epäselväksi, auttaa jatkossa kaikkia pysymään paremmin samalla sivulla.

Kuulluksi tuleminen ja jaetut arvot tehostavat työtä

Yleistyvät etätyöt ja virtuaalitiimit ovat haaste kuulluksi tulemisen kannalta. Harward Business Review’n tekemän laajan kyselyn mukaan etätöitä tekevät kokevat muita useammin, että he jäävät organisaation ulkopuolelle. He myös murehtivat, puhuvatko kollegat heistä pahaa selän takana ja tekevätkö työkaverit muutoksia projekteihin heille kertomatta.

”Jokaisen täytyisi voida kokea kunnioitusta ja arvostusta sekä tulla kuulluksi työpaikallaan”, Uittenbogaard tähdentää.

Mirror Mirror -menetelmällä kohti yhteistä todellisuutta

Uittenbogaard on tuotteistanut havaintonsa menetelmäksi nimeltä Mirror Mirror. Hänen mukaansa tutkimukset ja esimerkkitapaukset osoittavat sen olevan nopein ja tehokkain tapa valmistaa tiimit muutoksiin, implementoida yritysstrategia, innovoida ja tehostaa suorituskykyä. Siinä tiimi ohjataan kädestä pitäen luomaan itselleen yhteinen todellisuus.  Menetelmä toimii näin:

  • Selvitetään anonyymeilla haastatteluilla ja arvioinneilla, miten ihmiset kokevat työnsä.
  • Tulosten vertailu osoittaa tiimin ongelmakohdat sekä kehittämismahdollisuudet.
  • Pidetään vuoropuheluun perustuva työpaja, jossa edetään kohti yhteistä käsitystä työstä ja todellisuudesta.

Lindsay Uittenbogaard

  • Kuka: Hollantilainen yrittäjä, viestintä- ja HR-ammattilainen.
  • Tausta: 25 vuoden kokemus liike-elämässä. Toimi 10 vuotta pienyritysten johdossa, minkä jälkeen työskenteli suuryritysten  viestintäjohtajana öljy ja kaasu-, IT- ja televiestintäaloilla.
  • Yritys: i2i Practical Communications, joka auttaa asiakkaitaan tehostamaan työntekoa Mirror Mirror -menetelmällä.

Lue lisää Mirror Mirror -menetelmästä: http://mirrormirrorhub.com/

Katso slideshow Mirror Mirror -menetelmästä: https://www.slideshare.net/MirrorMirrorHub/scenario-connecting-virtual-teams