Näin M-Filesin tiimit ylittävät rajoja

  • Jaa Facebookissa
  • Jaa Twitterissä
  • Jaa LinkedInissä

Nopeasti kasvanut M-Files ylitti juuri 500 työntekijän rajan. Toimitusjohtaja Miika Mäkitalo ja
henkilöstöjohtaja Johanna Salmi kokevat, että tiimeissä pätevät samat lainalaisuudet yrityksen koosta
riippumatta. Tiimi voi työskennellä ja onnistua yhdessä vaikka eri mantereilta, kun tietyt asiat ovat
kunnossa.

M-Filesissä ajatellaan, että tiimien toiminta ratkaisee yhtiön menestyksen sen koosta riippumatta. Kasvuyrityksessä on tietenkin enemmän tiimejä kuin startupissa, mutta matalan organisaation ja helpon lähestyttävyyden ei tarvitse kadota.

”Työmotivaation ja -tehon kannalta on olennaista, millaisia työkaverit ovat, miten johto toimii, onko yrityksen perustehtävä selkeä ja visio innostava. Nämä pätevät yrityksen koosta riippumatta. Startupin ja kansainvälistyvän kasvuyrityksen isoin ero on siinä, että yrityksen DNA pitää monistaa ja jakaa entistä laajemmalle alueelle”, Mäkitalo kertoo.

”Johtotiimin merkitys on erittäin suuri kasvuyrityksessäkin, koska johto osoittaa esimerkillään, miten meillä toimitaan. Meillä kaikki ovat samalla viivalla, ja vain roolit ovat erilaisia, minkä vuoksi johto koetaan läsnäolevaksi. Välitön tunnelma leviää johtotiimistä koko yritykseen”, Salmi lisää.

Mäkitalo ja Salmi saavat kansainvälisen kasvuyrityksen tiimien rakentamisen ja tukemisen kuulostamaan lähes yksinkertaiselta. Näin se käy:

1. Rekrytoidaan ja perehdytetään huolellisesti

Menestyvien tiimien kokoaminen henkilöstöstä on helppoa, kun ensin on rekrytoitu oikeat, yrityskulttuuriin sopivat ihmiset. M-Filesille halutaan ihmisiä, joissa yhdistyvät sopivuus yritykseen, tarvittavat taidot ja innostus rakentaa tulevaisutta. Henkilövalinnoilla on niin kauaskantoiset seuraukset, että ne tehdään huolellisesti ja ajan kanssa. Vertaisarviointi on tärkeä osa prosessia.

”Monesti myös tulevat kollegat haastattelevat hakijat, jotka saavat samalla mahdollisuuden arvioida, onko tämä heille sopiva paikka ja voivatko he sitoutua porukkaan. Haemme hyvää matchia avoimilla ja tasavertaisilla keskusteluilla”, Salmi kertoo.

Kun match on syntynyt ja työsopimus allekirjoitettu, tulokas perehdytetään huolellisesti. Tällä tavoin varmistetaan yrityskulttuurin skaalautuminen. Salmi kehaisee, että M-Files saa paljon hyvää palautetta työntekijöiltä nimenomaan rekrytointi- ja perehdytyskäytännöistään.

2. Käytetään nykyaikaisia viestinnän ja tiedon jakamisen välineitä

Kirjekyyhkyjen tai postin varassa eivät kansainväliset tiimit pysty toimimaan. Skypestä on tullut M-Filesissa niin luonteva työväline, että Skype-palavereja pidetään myös samassa osoitteessa työskentelevien kesken, vaikka neuvotteluhuoneissa olisi tilaa.

”Saatan kysyä Skypellä, ehditkö jutella hetken puhelimessa. Paljon työasioita hoidetaan WhatsApp-viesteillä ryhmätoimintoa käyttäen”, Mäkitalo sanoo.

”Ei pidä unohtaa myöskään omia tuotteitamme, jotka mahdollistavat tiedon avoimuuden, jakamisen ja hallinnan reaaliaikaisesti paikasta riippumatta. Sähköpostit, PowerPoint-esitykset, tarjoukset ja muut dokumentit ovat kaikkien käytettävissä tiedonhallinta-alustallamme. Tämä tuntuu itsestäänselvyydeltä, mutta ilman olisi vaikeaa tulla toimeen”, Salmi muistuttaa.

3. Rakennetaan yhteisöllisyyttä tietoisesti

Yrityskulttuuria ja yhteisöllisyyttä rakennetaan myös säännöllisillä tapaamisilla kasvokkain. Esimerkiksi tiimisuunnittelupäiviä on porukasta riippuen 1-4 kertaa vuodessa. Päivittäinen viestintä on pitkälti sähköistä.

”Ajat muuttuvat. Kun ennen viriteltiin keskustelua kahvinkeittimen luona, nyt näemme reaaliaikaisesti sosiaalisen median kautta, mitä muissa toimistoissa tapahtuu. Se on tosi kivaa. Oma suosikkini on koko talon yhteinen Yammer-hupikanava, jossa on koko ajan vitsailua käynnissä”, Mäkitalo virnistää.

M-Filesilla myös palkitseminen rakentaa yhteisöllisyyttä ja tukee kulttuuria, ja palkitsemista on monenlaista ja monella erilaisella tasolla.

”Tiimien ja yksilöiden hyvien suoristusten tunnustamisen lisäksi kuka tahansa voi hakea toimistoillamme olevista palkintokaapeista kollegalle kiitoslahjan.  Saatavilla on vaikkapa eri maiden designia, kulttuurilippuja, vuodenaikojen sesonkituotteita, herkkuja, pieniä harrastusvälineitä ja muita väkemme vinkkaamia tuotteita.  Kollegoilta tuleva kiitos hyvästä työstä, tuesta ja toimintaa ohjaavien periaatteiden mukaisesta toiminnasta on hyvä esimerkki siitä, miten koko työyhteisö osallistuu yrityskulttuurin vahvistamiseen”, Salmi kertoo.

”Olemme kehittäneet suuren määrän isoja ja pieniä tapoja osoittaa, että arvostamme ihmisiä, heidän kehittymistään ja työpanostaan. Meillä fokus on ihmisissä”, hän tiivistää.

”Tuotteetkin ovat tärkeitä, mutta viime kädessä riippuu ihmisistämme, ovatko asiakkaamme tyytyväisiä vai eivät. Jengimme muuttaa sen, miten maailmassa hallitaan tietoa”, Mäkitalo lisää.

4. Johdetaan yksilöllisesti palvellen

M-Filesissa johtaminen on palvelutehtävä. Esimiesten rooli määriteltiin yhteisten keskustelujen avulla muutama vuosi sitten, kun esimiesten määrä yrityksessä ylitti globaalisti 50. Työntekijät tietävät nyt, mitä he voivat odottaa pomoltaan, ja esimiehet tietävät, mihin suuntaan heidän halutaan kehittyvän.

”Palveleva ote tarkoittaa myös sitä, että ihmisiä johdetaan yksilöllisesti. Kokenut asiantuntija saattaa pitää mikromanageerauksena, jos pomo kysyy kerran viikossa, miten hänellä menee. Samaan aikaan joku muu voi haluta keskustella tehtävistään joka toinen päivä. Esimiehen pitää tuntea oma joukkonsa niin hyvin, että jokainen saa tarvitsemaansa esimiespalvelua”, Mäkitalo sanoo.

M-Filesin tiimit tekevät työtään varsin itseohjautuvasti, jolloin esimiehen tehtäväksi jää antaa tilaa ja huolehtia, että edellytykset työn onnistumiselle ovat kunnossa. Työntekijöiltä tämä työtapa edellyttää iseohjautuvuutta ja kykyä ottaa vastuuta toiminnastaan. Pitää olla itsestään selvää, ettei asiakasta jätetä pulaan.

5. Huolehditaan tiimien monimuotoisuudesta

Tiimit pyritään kokoamaan siten, että jäsenillä on tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat tiedot ja taidot. Tämän rinnalla tavoitteena on saada tiimeistä monimuotoisia. Vaikka toimintaa ohjaavat periaatteet ovat yhteiset, persoonia on moneen lähtöön ja kaikkien panos halutaan hyödyntää.

”Meillä on introverttejä ja ekstroverttejä, vauhtia ja hiljaisuutta arvostavia, monia kansallisuuksia ja tietenkin monenlaisia lahjakkuuksia ja kykyprofiileja. Tekee hyvää organisaatiolle, että heterogeeninen joukko on miettimässä, miten toimitaan. Näin saadaan enemmän ideoita, joista valita”, Mäkitalo sanoo.

Henkilöstön kehittämisessä M-Filesilla pyritään siihen, että ihmiset löytävät vahvuutensa ja rakentavat niiden varaan.

”Meistä on tärkeää, että ihmiset saavat tehdä sitä, mistä he syttyvät. Silloin he ovat oikeassa paikassa ja menestyvät. Meille on iso vahvuus työnantajana, että meillä on paljon erilaisia tehtäviä, joiden välillä ihmiset voivat halutessaan liikkua”, Salmi toteaa.

Tehtävien vaihtamiseen kannustetaan siksikin, että se lisää ymmärrystä toisten työtä kohtaan ja helpottaa yhteistyötä.

Kuva: Janne Viinanen

 


Miika Mäkitalo

Kuka: M-Filesin toimitusjohtaja vuodesta 2011.

Koulutus: Tuotantotalouden tohtori Tampereen teknillisestä yliopistosta.

Aiempi työkokemus: Työskennellyt 10 vuotta valtionhallinnossa, viimeksi Liikenneviraston liikennejohtajana ja sitä ennen Ratahallintokeskuksessa.

Miksi juuri M-Files: Haluaa leikata koko terällä eli kun tehdään, tehdään eikä meinata.


Johanna Salmi

Kuka: M-Filesin henkilöstöjohtaja, M-Filesillä vuodesta 2013.

Koulutus: KM Tampereen yliopistosta , GeMBA Tampereen teknillisestä korkeakoulusta.

Aiempi työkokemus: Henkilöstöjohdon ja HR:n monipuolisissa tehtävissä yli 20 vuotta mm. Sampo-konsernissa, Silmäasema-ketjussa, Suomen Pankissa ja Solteqissa.

Miksi juuri M-Files: Meillä on vahva yhteenkuuluvuus, ollaan rohkeita, sytytään ja muutetaan maailmaa. Olen innostunut ja ylpeä väestämme.


M-Files

Mitä tekee: Tuottaa älykkään tiedonhallinnan ohjelmistoratkaisuja. Tiedon suojaaminen ja hallinta perustuu niissä metatietojen käyttöön. Kumppaneita  yli 50 maassa, yli 300 jälleenmyyjää ja asiakkaita noin 7 000. Ohjelmistoilla on satoja tuhansia käyttäjiä päivittäin.

Missä: Noin 560 työntekijää, joista Tampereella  290, Espoossa  55, Yhdysvalloissa  130 ja Iso-Britanniassa  40. Konttorit myös Saksassa, Ranskassa, Kanadassa ja Australiassa.

Liikevaihto: Lähes 60 miljoonaa euroa vuonna 2018. Kasvanut 10 vuoden ajan keskimäärin 40 % vuodessa.

Omistus: Perustajat, Partech Ventures, Draper Esprit ja Tesi. Euroopan investointipankki EIP myönsi M-Filesille 27 miljoonan euron lainan vuonna 2018.

Muuta: Gartner, Forrester ja Deloitte ovat nimenneet M-Filesin yhdeksi maailman innovatiivisimmista ja nopeimmin kasvavista teknologiayrityksistä.

Verkkosivum-files.com/fi